Vos missions

Gérer et maîtriser l’aspect formation initiale et continue du BEF dans son intégralité.
1/Pour la formation initiale :
Préparer la rentrée en constituant les groupes d’élèves, en assurer la saisie dans le logiciel Aurion, les transmettre aux
enseignants qui les demandent, préparer les contrats pédagogiques des redoublants.
Procéder aux inscriptions administratives, assurer le suivi et les relances, vérifier la complétude des dossiers, pointer les
données; assurer la diffusion des certificats de scolarité et tout autre attestation requise.
Assurer le suivi de la scolarité des élèves : accueillir et renseigner, réceptionner et gérer les certificats d’absences, mettre à jour en temps réel, (y compris des données « SISE ») afin de rendre fiable toute extraction de données et
répondre à des sollicitations d’ordre statistique ; quand cela est nécessaire, assurer la collecte des documents en vue de
l’immatriculation des élèves, assurer la diffusion d’informations aux élèves. Produire tout document spécifique en réponse à des sollicitations soit des élèves en cours de formation soit des anciens élèves.
Gérer les embarquements des élèves, de la promesse d’embarquement au retour ; recenser les documents en permettant l’évaluation et assurer la prise en compte dans le cursus. Vérifier la conformité des dates avec le calendrier scolaire.
Préparer, organiser, gérer les évaluations prises en charges par l’administration (synthèses) et organiser la collecte des
résultats.
Assurer la saisie des résultats des synthèses ; vérifier la saisie des enseignants pour les évaluations dont la charge leur
revient, collecter les résultats et produire des tableaux de jury pour les commissions.
Assister aux jurys de fin de semestre et apporter toute information utile au chef de BEF et au Directeur de site adjoint chargé
de la Formation sur les élèves ; à l’issue du jury, saisir dans les décisions de jury, diffuser les bulletins de notes, assurer l’archivage numérique exigé par la direction des études et conserver un archivage papier. Reprendre et finaliser les résultats après les épreuves de rattrapages.
Assurer la suppléance en cas d’absence des autres agents BEF.
2/ Pour la formation continue
Préparer l’accueil des candidats : sur la base des informations transmises par le CEMAFOR (via Mercator et Amfore), saisir
les stagiaires, vérifier la concordance entre les termes de la convention et la programmation, produire les
feuilles d’émargement et tout document permettant la gestion spécifique du stage, et le respect des normes imposées dans
le cadre de la démarche Qualité, remettre ces éléments à l’intervenant, ainsi que les blocs notes, stylos, et autres matériels destinés aux stagiaires.
Informer, renseigner, orienter les stagiaires et transmettre les attestations de fin de stage préalablement éditées à l’intervenant pour diffusion aux stagiaires et/ou valider les formation dans Amfore.
Tenir l’archivage à jour (numérique et papier).

Profil recherché

Savoir Faire :
- Anticiper
- Instruire un dossier
- Mettre en oeuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
- Organiser une activité
- Prioriser
- S’exprimer à l’écrit comme à l’oral avec clarté
Savoir Être :
- Être Autonome
- Capacité d’adaptation
- Sens de l’organisation
- Sens des relations humaines
- Esprit d’équipe
- Impartialité
- Loyauté, intégrité
Connaissances :
- Logiciels de bureautique standards
- Aptitudes à l’utilisation des outils numériques
- Connaitre un peu le milieu professionnel maritime

Compétences attendues

GESTIONNAIRE DE FORMATIONS AU SEIN DU BUREAU ETUDES ET FORMATIONS ENSM MARSEILLE

Éléments de candidature