GESTIONNAIRE DE FORMATIONS AU SEIN DU BUREAU ETUDES ET FORMATIONS – ENSM MARSEILLE
Réf. offre d’emploi :
2023-1291841
Employeur : Ecole Nationale Supérieure Maritime (ENSM)
Métier de référence :
Catégorie :
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Localisation : Marseille
Date limite de candidature : 31/10/2023
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Nature de l’emploi
- Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
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Statut du poste
- Susceptible d'être vacant
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Management
- Non
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Expérience souhaitée
- Non spécifié
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Télétravail possible
- Oui
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Vos missions
Gérer et maîtriser l’aspect formation initiale et continue
1/Pour la formation initiale :
Préparer la rentrée en constituant les groupes d’élèves, en assurer la saisie dans le logiciel Aurion, les transmettre aux enseignants qui les demandent, préparer les contrats pédagogiques des redoublants.
Procéder aux inscriptions administratives, assurer le suivi et les relances, vérifier la complétude des dossiers, pointer les données dans le logiciel de gestion Aurion ; assurer la diffusion des certificats de scolarité et tout autre attestation requise.
Assurer le suivi de la scolarité des élèves : accueillir et renseigner, réceptionner et gérer les certificats d’absences, mettre à jour en temps réel le logiciel Aurion, (y compris des données « SISE ») afin de rendre fiable toute extraction de données et répondre à des sollicitations d’ordre statistique ; quand cela est nécessaire, assurer la collecte des documents en vue de l’immatriculation des élèves, assurer la diffusion d’informations aux élèves. Produire tout document spécifique en réponse à des sollicitations soit des élèves en cours de formation soit des anciens élèves.
Gérer les embarquements des élèves, de la promesse d’embarquement au retour ; recenser les documents en permettant l’évaluation et assurer la prise en compte dans le cursus. Vérifier la conformité des dates avec le calendrier scolaire.
Préparer, organiser, gérer les évaluations prises en charges par l’administration (synthèses) et organiser la collecte des résultats.
Assurer la saisie des résultats des synthèses ; vérifier la saisie des enseignants pour les évaluations dont la charge leur revient, collecter les résultats et produire des tableaux de jury pour les commissions.
Assister aux jurys de fin de semestre et apporter toute information utile au chef de BEF et au Directeur de site adjoint chargé de la Formation sur les élèves ; à l’issue du jury, saisir dans Aurion les décisions de jury, diffuser les bulletins de notes, assurer l’archivage numérique exigé par la direction des études et conserver un archivage papier. Reprendre et finaliser les résultats après les épreuves de rattrapages.
Assurer la suppléance en cas d’absence des autres agents BEF.
2/ Pour la formation continue
Préparer l’accueil des candidats : sur la base des informations transmises par le CEMAFOR (via Mercator et Amfore), saisir les stagiaires dans Aurion, vérifier la concordance entre les termes de la convention et la programmation, produire les feuilles d’émargement et tout document permettant la gestion spécifique du stage, et le respect des normes imposées dans le cadre de la démarche Qualité, remettre ces éléments à l’intervenant, ainsi que les blocs notes, stylos, et autres matériels destinés aux stagiaires.
Informer, renseigner, orienter les stagiaires et transmettre les attestations de fin de stage préalablement éditées à l’intervenant pour diffusion aux stagiaires et/ou valider les formations dans Amfore.
Tenir l’archivage à jour
Profil recherché
Savoir Faire :
- Anticiper
- Instruire un dossier
- Mettre en oeuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
- Organiser une activité
- Prioriser
- S’exprimer à l’écrit comme à l’oral avec clarté
Savoir Être :
- Être Autonome
- Capacité d’adaptation
- Sens de l’organisation
- Sens des relations humaines
- Esprit d’équipe
- Impartialité
- Loyauté, intégrité
Connaissances :
- Logiciels de bureautique standards
- Aptitudes à l’utilisation des outils numériques
- Connaitre un peu le milieu professionnel maritime
Compétences attendues
GESTIONNAIRE DE FORMATIONS AU SEIN DU BUREAU ETUDES ET FORMATIONS – SUSCEPTIBLE D'ETRE VACANT - ENSM MARSEILLEÉléments de candidature
Documents à transmettre
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Personnes à contacter
- 376805A204CB463A8B1C7054D03B0E8C@ts.com
Qui sommes-nous ?
Sous la responsabilité de la Cheffe de BEF, assurer la gestion administrative de la formation initiale et des formations continues qui se déroulent sur le site de Marseille.
L’école Nationale supérieure maritime (ENSM) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP). L’ENSM forme les officiers de la Marine Marchande et délivre un titre d’ingénieur aux élèves qui se destinent aux domaines maritimes et para-maritimes.
L’école nationale supérieure maritime est implantée sur quatre sites situés à Le Havre, Saint-Malo, Nantes et Marseille.
Le site de Marseille accueille les 3 premières années du cursus d’Elève Officier de 1ère classe de la Marine Marchande, dont 181 élèves en L1 en 2022/2023, soit plus de 450 élèves.
Il organise également tous les ans, une centaine de stages de formation continue.
Le Bureau Etudes et Formations gère l’organisation administrative et assure le suivi pédagogique de ces formations.
L’agent BEF doit être en capacité de faire face à l’accroissement du nombre d’élèves en formation initiale et le maintien des formations continues sur le site de Marseille.
À propos de cette offre
Sous la responsabilité du Directeur de site adjoint chargé de la Formation, le Bureau Etudes et Formations est composé de 4 personnes, dont une responsable du Bureau, de catégorie B (chef BEF) et 3 agents de catégorie C.
Sous la responsabilité directe de la cheffe de BEF, l’agent BEF accomplit des tâches de gestion de la formation initiale du cursus O1MM et gère les formations continues organisées sur le site de Marseille.
Dans le cadre de ses missions, l’agent BEF rend compte à sa hiérarchie de son activité et des problématiques rencontrées. Il est force de proposition pour améliorer les process. Il consulte et/ou met à disposition les données sur les plateformes et/ou lociciels dédiés (Aurion, Amfore, Kairos, EDOF, Astérie, Mercator, …).
Il collabore étroitement avec les autres agents BEF, échange toute information utile et l’accompagne en cas de difficulté particulière.
Il travaille en lien avec des partenaires de l’ENSM, quand cela est nécessaire (DIRM, DDTM, Service Social des Gens de Mer, Armateurs, prestataires extérieurs, …). Il utilise dans ce cadre les logiciels de gestion de la vie des marins (Amfore, Asterie).
Il travaille en lien avec les interlocuteurs au sein de l’ENSM (enseignants, autres services du site de Marseille, CEMAFOR de St Malo, fonctions supports basées sur les autres sites, …). Il utilise dans ce cadre, les logiciels et plateformes Aurion, Mercator, Teams,….
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Enseignant-Chercheur en Traitement du Signal et Navigation par Satellites H/F
Enseignante chercheuse / Enseignant chercheur
7 avenue Edouard Belin 31055 Toulouse Cedex 4