Vos missions

-    Organiser le suivi des actions de formation collective sur le plan logistique, administratif et financier ;

-    Organiser et évaluer les actions de formation ;

-    Conseiller les agents et les services.

Activités principales :

Assurer la gestion administrative, logistique et budgétaire des formations continues et initiales :

·         Assurer la gestion et le suivi des inscriptions internes et externes aux stages, en application des procédures internes et des conditions prévues dans les conventions avec les différents partenaires et à l’aide d’un logiciel de gestion des formations ;

·         Assister, conseiller et orienter les agents des services et des partenaires de l’OFB ;

·         Gérer la logistique (date, lieu, hébergement, restauration, location de salle, transports collectifs…) ;

·         Assurer le lien avec les intervenants ;

·         Établir, mettre en forme et transmettre les pièces justificatives aux services comptables (devis, bons de commande, factures, …) à travers le logiciel de comptabilité ;

·         Certifier les services faits (factures) ;

·         Suivre les inscriptions, préparer les dossiers de convocations (fiches pratiques, plans d’accès, conventions) ;

·         Se charger des procédures de fin de stage (contrôle, émargement, évaluations) ;

·         Assurer la saisie et l’analyse des évaluations des formations ;

·         Assurer l’archivage papier et numérique.

Optimiser les processus liés à l'organisation des formations :

·         Formaliser les demandes d'amélioration ou d'évolution des outils et procédures ;

Contribuer à développer la démarche visant à améliorer les processus (Qualiopi).
·         Participer au déploiement du nouveau système d’information du service (Training orchestra) ;

·         Contribuer à la démarche écoresponsable dans l’utilisation et la dématérialisation des différents supports pédagogiques.

Profil recherché

Connaissances :

-         Règles de l’achat public

-         Techniques et outils d’évaluation d’une formation

-         Procédures liées à la mise en œuvre du plan de formation dans l’établissement

-         Connaissance des domaines et des services concernés par les besoins de compétences (contexte, enjeux, missions, organisations)

-         Logiciels bureautique et maintenance informatique de premier niveau

Savoir-faire opérationnel :

-         Avoir des connaissances en logistique (organiser des événements)

-         Faire de la gestion administrative

-         Gérer des délais et des priorités

-         Rédiger

-         Avoir des connaissances en informatique : bureautique (texte et bases de données) et logiciels spécialisés

Savoir-être professionnel :

-         Écoute

-         Sens de l’organisation

-         Rigueur

-         Réactivité

-         Discrétion

-         Adaptation

-         Sens du travail en équipe

-         Qualités relationnelles

Éléments de candidature